Peran Manajer dan Humas bagi Organisasi
Pengertian Dan Tujuan Manajemen Humas
Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan
menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan
tugas-tugasnya. Bahwa proses humas (tahapan fact finding, planning,
communicating, evaluation). sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial.
Untuk keperluan pembahasan manajemen hubungan masyarakat,
maka sementara manajemen itu dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari
kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan
tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.
Dalam proses tersebut kita jumpai teknik-teknik dan
koordinasi tertentu yang dipergunakan oleh kelompok orang-orang yang disebut
manajer di dalam mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu sendiri. Proses ini
pun mencakup fungsi-fungsi dasar dengan pendekatan analistik seperti
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan
manajemen (POAC, Planning, Organizing, Actuating, Controlling).
Peran Manajer dan Hubungan Masyarakat
Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan
masyarakat (humas) dalam suatu organisasi yang sudah dikemukakan, dapatlah
dikatakan bahwa manajemen itu adalah upaya menyusun sasaran dan kerja sama
melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi
secara efisien dan efektif dan agar pekerjaan terlaksana dengan baik. Fungsi
dan tanggung jawab manajer humas hendaknya mengupayakan terjadinya hubungan
yang lancar dan efektif antara semua bagian dalam perusahaan di satu sisi dan
antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi
hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap
publik. Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk
menciptakan lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta
mampu bersaing.
Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas
harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya
sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah
pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini
dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara
berkesinambungan.
Tanggung jawab khusus manajer hubungan masyarakat ialah
mengelola stafnya agar setiap langkah selalu berlangsung efektif. Melaksanakan
koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih,
mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan
metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang
tepat.
Penilaian dan hal-hal lain yang khas ada pada manajer
hubungan masyarakat antara lain mungkin perlu penataran baru, penyaringan baru
untuk mendapatkan tenaga inti atau diperlukannya penambahan tenaga yang
berkualitas tertentu.
Kualitas yang khas pada manajer hubungan masyarakat ialah
kemampuan menganalisis. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan
sebagai juru analisis. Manajer hubungan masyarakat harus pula bisa membenahi
dirinya, dan menganggap dirinya mampu bekerja efektif tanpa perintah, karena
manajer humas sendiri bukan mengurus bagian yang memberi perintah.
Manajer humas adalah bagian yang mewakili perusahaan
terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Dengan demikian, tiap
bagian lain dalam perusahaan itu tahu bahwa pimpinan puncak termasuk manajer
humas tingkat dan bobotnya sama dengan rekan pimpinan puncak bagian lain.
Manajer humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi akurat tentang:
- lingkungan
- sikap dan pendapat
publik
- efektivitas manajemen
humas
- pengaruh
tiap bagian yang harus dirasakan juga oleh manajer humas.
* Evaluasi tersebut meliputi ruang lingkup tugasnya
manajer humas dalam rangka mengatur/memanfaatkan kegiatan internal dan
eksternal.
Hubungan Masyarakat Unsur Pendukung Kegiatan Organisasi
Dalam bagian pertama dari modul ini dibahas
mengenai fungsi hubungan masyarakat untuk mendukung tujuan organisasi atau
perusahaan. Humas sebagai bidang ilmu pengetahuan interdisipliner dapat
memberikan jawaban, sejauh praktisinya mampu mengembangkan ilmu ini dalam
kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial lainnya, untuk ini disajikan kembali berbagai
definisi kehumasan, termasuk definisi yang disebut dengan Statement Mexico
Peranan humas untuk menanamkan sense of
belonging pada publiknya dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi, yang
tentunya berlandaskan keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik
sasaran. Hal ini harus dipahami bahwa dengan cara sistematis dan terencana akan
dapat diraih dan dimenangkan sasaran pokok kegiatan humas untuk memenangkan dan
meraih opini publik yang menguntungkan bagi organisasi. Semua ini bertitik
tolak pada posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi.
Hubungan Masyarakat sebagai Pusat Informasi
Arti penting informasi bagi pelaksanaan
tugas praktisi hubungan masyarakat dibahas dalam Kegiatan Belajar 2 dalam modul
ini. Penguasaan informasi merupakan syarat mutlak bagi praktisi dalam mengemban
tugasnya di dalam suatu organisasi, baik dalam hubungannya dengan pihak
pimpinan, maupun dengan khalayak dalam, dan terlebih lagi dengan khalayak luar,
informasi merupakan masukan yang harus dikuasai atau dimiliki.
Dalam hal ini kita mengacu pada proses
pengalihan PR yang dirumuskan oleh Frank Jefkins, yang dengan jelas
mengemukakan perlunya dijernihkan dulu berbagai masalah yang sedang dihadapi
agar pelaksanaan kehumasan dapat berjalan dengan baik.
Semua ini tidak terlepas dari upaya untuk
mengubah perilaku khalayak melalui dua jenjang, yaitu transforming role dan
socializing role. Yang pertama dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik,
sementara yang kedua adalah hasil yang dapat diperoleh.
Pada kegiatan belajar ini dibahas pula
peranan yang dimainkan oleh para praktisi humas pemerintah yang tergabung di
dalam organisasi Bakohumas, dan peranan yang dilakukan praktisi tidak sama
dengan rekan-rekannya pada humas swasta. Sekalipun dasar pengetahuan kehumasan
itu sama, tetapi jelas para anggota Bakohumas harus mengikuti jalur yang
ditetapkan oleh pemerintah. Hal ini berbeda dengan praktisi swasta, yang
tergabung di dalam Perhumas yang bebas melakukan tugasnya untuk mencapai
sasaran.
Dari uraian ini jelas bagi kita bahwa
kerja humas tidak dapat ditangani sambil lalu, tetapi harus profesional sebagai
suatu bidang ilmu. Kita kutip uraian Prof. Dr. Astrid Susanto mengenai
bidang-bidang spesialisasi dalam kehumasan, yang dibagi dalam beberapa
kelompok. Dari uraian ini jelas dapat kita simak masalah yang dihadapi praktisi
terlalu banyak dan beragam, serta menuntut harus ada ketentuan.
Juga dikutip pendapat seorang pakar marketing, PR. Smith,
tentang arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi
dapat menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang
posisi praktisi dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan suara
dari perusahaan. Posisi ini harus berada pada jajaran pimpinan, dan hal ini
sama dengan sudut pandang Ivy Lee pada permulaan abad ini.
Sumber Buku Manajemen Humas
karya Mahidin
Mahmud dan Alex Rumondor
